Minimalistisch Arbeiten heißt nicht:

So wenig wie nötig, sondern so organisiert wie möglich

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Ich gebe es zu, ich bin auf den neuen Hype-Zug aufgesprungen: Minimalismus. Ich entrümpele gerade alles. Meinen Kleiderschrank, meine Bücherecke (ok, es ist mittlerweile eine ganze Wand), meine Vorratsschränke. Einen Dachboden habe ich zum Glück nicht, sonst wäre der auch an der Reihe. Und was soll ich sagen, es tut gut. Und was für das private Umfeld gilt, lässt sich auch auf den Job übertragen.

Man nimmt sich selbst die Luft zum Atmen

Als Führungskraft ist man, ob man will oder nicht, Vorbild. Zumindest wird immer gerne der Spruch wiederholt „Der Fisch stinkt vom Kopf an!“. Da ich als Führungskraft nicht nur strategisch, sondern auch operativ tätig bin (ich führe alle Marketingarbeiten selbst aus), war mein Schreibtisch überladen mit Büchern, Zeitschriften, Kopien von Beiträgen, die ich unbedingt lesen wollte, ToDo-Zetteln, Konzepten – der pure Wahnsinn! Dadurch habe ich mich mental sehr unter Druck gesetzt. Ich bin schon morgens in das Büro gekommen und habe genau gesehen, was ich gestern wieder nicht geschafft habe.

In meinem E-Mail-Postfach ging es weiter. Viele E-Mails trugen das typische rote Outlook-Fähnchen (teilweise schon seit Wochen), weil ich sie noch nicht bearbeitet hatte. Mein Handy und mein Tablet trug ich stets bei mir, weil ich der Annahme war, ich müsse ständig erreichbar sein. Sie können sich also vorstellen, das Abschalten (sogar im Urlaub) kaum möglich war.

Als weibliche Führungskraft hat man zudem noch umso mehr das Gefühl, besonders hart arbeiten zu müssen, um sich selbst und anderen zu beweisen, dass man korrekter Weise auf dieser Position sitzt. Denn: Frauen neigen eher zu Selbstzweifeln als Männer.

So hole ich mir Schritt für Schritt die Freiheit zurück

Dokumente priorisieren und digitalisieren

Alle Artikel, Beiträge, Studien, etc., die ausgedruckt auf dem Schreibtisch lagen, habe ich digitalisiert. Die Bücher habe ich in den Schrank geräumt. Ich nehme mir jeden Monat zwei Bücher vor, die ich im Zug lese, um mich fortzubilden. Meine überquellenden Schubladen, Fächer, Schränke habe ich aussortiert. Es lagen da teilweise noch handschriftliche Notizen von meinem Vorgänger („könnte man ja nochmal gebrauchen.“). Die habe ich durchgesehen und fast alles vernichtet, nur wirklich wichtige Informationen habe ich ebenfalls digitalisiert.

E-Mail Regeln

Ich lese prinzipiell am Abend und am Wochenende keine E-Mails mehr. Wenn etwas wirklich dringend ist, kann man mich per Handy erreichen. Das liegt an seinem festen Platz in der Wohnung und bis jetzt auch hübsch still und leise. Da stellt man doch fest, dass viele Dinge gar nicht sooo wichtig sind und auch bis Montag warten können. Im Büro habe ich nun feste Zeiten für das Lesen von E-Mails. Zweimal am Tag beantworte ich dann alle einkommenden Nachrichten. Die automatische Benachrichtigung, dass neue E-Mails eintreffen, habe ich abgeschaltet.

Den Posteingang organisieren

Die eintreffenden E-Mails werde ich nun als letzten Schritt auch mit Eintreffen automatisch klassifizieren. Stichwort: Postfächer und Absenderegeln.

  • E-Mails von Kontakten, die mir nur schreiben, wenn es wichtig ist, wandern bei mir dann in das Postfach „Wichtig“.
  • Allerts, Newsletter, etc. entsprechend in ein anderes Postfach.
  • Sie sind häufig cc? Auch dafür richten Sie ein eigenes Postfach ein, usw.

So leert sich das Postfach fast wie von Geisterhand und ich kann nach Priorität die Dinge abarbeiten.

Minimalismus ist nicht nur Ordnung in den Schränken

Ordnung schaffen sollte man nicht nur auf dem Schreibtisch und in der Ablage bzw. im E-Mail-Postfach. Struktur benötigen auch Projekte und Aufgaben. Schaut man sich seinen ToDo-Zettel an, dann kann man schnell überfordert sein. Wo soll ich anfangen? Wie soll ich das überhaupt schaffen?

Schauen Sie sich Ihre Liste genau an. Welche Aufgaben müssen bis wann erledigt werden? Vergeben Sie jedem Punkt eine Priorität oder Dringlichkeit. Überprüfen Sie, ob sich nicht sogar Aufgaben ergänzen oder gemeinsam abarbeiten lassen. Durch diese Einteilung schaffen Sie Ordnung und können so effektiver und zeitsparender die ToDos abhaken.

Tipp to go

Minimalismus muss man als Führungskraft beherrschen, da sonst schnell Druck und Stress überhandnehmen. Wir müssen so schon regelmäßig schnell Entscheidungen unter Druck treffen, da sollte man darauf achten, dass der restliche Tag so ruhig wie möglich abläuft. Daher: Nehmen Sie sich für jeden Tag einen Bereich Ihres Büros vor und wenden Sie die Minimalismus-Regeln an. Machen Sie für sich eine Challenge daraus. Sie kennen jemanden, dem es ähnlich geht? Dann motivieren Sie sich gegenseitig. Sie werden sehen: Es atmet sich leichter.