Wir haben doch keine Zeit.

So verschaffen Sie sich Atempausen im Ausschreibungsalltag.

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Die Teilnahme an Ausschreibungen kann aufwändig sein. Es ist nicht selten der Fall, dass man, je nach Ausschreibungsgegenstand, ein bis zwei Wochen an der Zusammenstellung des Angebots sitzt. Manches kann man aber vorbereiten, um für die wirklich wichtigen Dinge, wie die Kalkulation, mehr Zeit zu haben. Denn sind wir mal ehrlich, alles andere sollte nur „schmückendes Beiwerk“ sein. Das Essentielle sind die Preise und nicht die 526. Eigenerklärung.

Zum Beispiel gehören verschiedene Unterlagen fast in jedes Angebot für die Bewerbung um einen öffentlichen Auftrag. So etwa der Handelsregisterauszug , Umsatzsteuererklärungen, das Berufsregister, Jahresabschlüsse, Eigenerklärungen usw. Legen Sie sich dafür digital und in Papierform einen Ordner an, in dem Sie die entsprechenden Dokumente ablegen. Achtung: Manche Dokumente müssen Sie regelmäßig aktualisieren. Führen Sie hierfür einen Laufzettel, auf dem Sie das Dokument und sein Abrufdatum vermerken.

Wenn Sie die Dokumente nicht immer mitsenden wollen, bietet sich Ihnen die Möglichkeit der Präqualifikation. Bei diesem Vorgehen stellen Sie einen Antrag an eine von mehreren „Präqualifizierungsstellen“, die dann kostenpflichtig Sammelbescheinigungen erstellen und Ihnen dafür eine spezifische Nummer zuweisen. Das spart Ihnen nicht nur die Zeit, jedes Mal alle Einzelnachweise zusammenzustellen, es spart auch Geld. Sie sollten aber vergleichen, die Kosten der Präqualifizierungsstellen unterscheiden sich. Die Nummer der jeweiligen Stelle können Sie dann ganz bequem in Ihren Angeboten angeben. Einmal im Jahr müssen die Dokumente erneuert werden. Im Regelfall weist Sie die Zertifizierungsstelle darauf hin. An welche Präqualifizierungsstelle Sie sich wenden können, hat Ihnen Vergabe24 übersichtlich zusammengestellt.

Zeigen Sie, was Sie können

Oftmals verlangen Auftraggeber für eine bessere Vergleichbarkeit mit den anderen Teilnehmern Referenzen in Form von ähnlichen Projekten. Erstellen Sie für jedes größere Projekt eine kleine Mappe an Materialien. Dazu gehören etwa Bilder, Beschreibungen und wichtige Kennzahlen Ihrer bisherigen Projekte. Bereiten Sie diese optisch ansprechend in Form eines druckbaren PDFs auf. Das PDF können Sieausdrucken oder digital abspeichern. Legen Sie eine Übersicht zu allen Projekten an und vergeben Sie Stichworte, damit sie die passgenauen Referenzen schneller herausfiltern können.

Immer aktuell halten: Personalkosten

Personalkosten sind zwar einerseits sensible Daten, werden aber für die Kalkulation von Angeboten immer wieder benötigt. Auch hier ist es sinnvoll, sich eine Tabelle mit den entsprechenden Daten anzulegen. Achtung, Personalkosten können sich durch die Erhöhung des Mindestlohns oder durch Gehaltserhöhungen (meist zu Beginn des Jahres) verändern. Achten Sie darauf, dass Sie immer auf die Aktuellsten zugreifen.

Legen Sie sich am besten einen eigenen Ordner für Ausschreibungen an, auf den auch andere Personen zugreifen können, die immer wieder mit Ausschreibungen betraut sind. Gibt es sensible Dokumente, auf die nicht jeder zugreifen darf, so sichern sie diese etwa durch ein Passwort oder nutzen Sie ein eigenes Laufwerk, auf das nur Sie und ggf. andere Berechtigte zugreifen können. Denn auch die DSGVO müssen Sie bei der Teilnahme an Ausschreibungen beachten.

Hand in Hand arbeiten

Sie arbeiten mit Nachunternehmern? Auch hier sollten Sie eine Liste mit den wichtigsten Kontaktdaten zusammenstellen und regelmäßig aktualisieren. Gibt es Preisübersichten, die Sie verwenden können? Dann fordern sie diese an und tragen Sie darauf auch Ihren persönlichen Rabatt ein. So können Sie schon einmal vorkalkulieren und die entsprechenden Preise zur Abstimmung an den Nachunternehmer senden.

Tipps to go

Nutzen Sie für jede Ausschreibung einen Laufzettel, auf den Sie Fristen, die Projektbeteiligten, wichtige Ansprechpartner, Kontaktdaten und andere wichtige Informationen vermerken. Erstellen Sie hierfür eine Vorlage, die Sie immer wieder verwenden können.

Nutzen Sie zudem Checklisten, wie die von Vergabe24, um bei der Angebotserstellung den Überblick zu behalten. Automatisieren Sie sich wiederholende Vorgänge und legen Sie sich einen zentralen Ordner für die wichtigsten Dokumente an.

Reduzieren Sie die Arbeitsabläufe und nutzen Sie die so gewonnene Zeit für die Arbeitsschritte, die individuell erfolgen müssen, wie etwa die Kalkulation.